Mit einer Gutschrift erkennen Sie gegenüber einem Kunden an, dass dieser noch Geld bei Ihnen offen hat, sei es durch eine Überzahlung, eine Retoure oder eine stornierte Bestellung.
Der Kunde kann den Gutschriftsbetrag entweder von der nächsten Rechnung abziehen, die Sie ihm ausstellen, oder Sie leisten eine Rückzahlung.
Adressauswahl
Geben Sie den Namen der Person oder Firma ein, an die die Rechnung ausgestellt wird bzw. wählen Sie den Namen aus der Auswahlliste.
Ist der von Ihnen eingegebene Name in der Liste der Adressen nicht vorhanden, erscheint sofort das Fenster zur Eingabe eines neuen Adresseintrages.
Vervollständigen Sie die Adressangaben für das Feld Kunde.
Vordruck
Es wird eine Standardvorlage des Finanazmanagers angezeigt. Sie können jedoch eine neue Vorlage erstellen oder die vorhandene bearbeiten, wenn Sie ein Formular Ihren Bedürfnissen entsprechend anpassen möchten.
Kunde
Die Daten werden automatisch nach Auswahl des Kunden in das Anschriftfeld kopiert.
Hat der Kunde bereits früher eine Rechnung von Ihnen erhalten, werden der Name und die Adresse automatisch angezeigt.
Datum
Voreingestellt ist das heutige Datum. Sie können es jedoch mit dem Popup-Kalender oder durch manuelles Eingeben selbst ändern.
Die Punkte sowie die aktuelle Jahreszahl werden vom Finanzmanager ergänzt.
Belegnr.
Wenn Sie hier einen Wert eingeben, z.B. GU2007/1, wird dieser Wert bei der nächsten Gutschrift automatisch hochgezählt.
Die zweite Gutschrift erhält somit die Nummer GU2007/2.
Wenn Sie bei der ersten Gutschrift keinen Wert eingeben, erhält sie den Wert 1.
Bestell-Nr.
Optional. Geben Sie die Kundenauftragsnummer ein.
Kategorie
Wenn Sie einen Posten in eine Rechnung aufnehmen, wird die dem Posten zugewiesene Kategorie mit SmartFill ergänzt.
Sie können jedoch auch eine andere Kategorie aus der Auswahlliste die Bezeichnung direkt in das Feld Kategorie eingeben. Ist die Kategorie noch nicht vorhanden, können Sie eine neue erstellen.
Posten
Sie können einen neuen Posten erstellen, wenn Sie die Rechnung erstellen, oder einen bestehenden Posten aus der Postenliste. auswählen.
Wenn Sie einen Posten aus der Auswahlliste auf der Rechnung auswählen, brauchen Sie nur noch die Menge einzugeben.
Die Beschreibung, der Preis und der Betrag werden vom Finanzmanager ergänzt.
Beschreibung
Wenn Sie den Posten zu einer Liste hinzufügen, wird die Beschreibung des Postens von SmartFill ergänzt. Sie können jedoch auch eine neue Beschreibung eingeben.
Menge
Geben Sie die Menge ein, z.B. die Anzahl der Einheiten. Wenn Sie Dienstleistungen verkaufen und keine Einheiten wie z.B. Stunden verwenden, lassen Sie das Feld leer.
Wenn die Mengenangabe nicht auf dem Formular erscheinen soll oder Sie die Angabe in Stunden ändern möchten, können Sie das Formular anpassen.
Beachten Sie, dass der Betrag auf der Grundlage der Mengen- und Preisangabe berechnet wird (Menge x Preis = Betrag).
Wenn Sie die Feldbezeichnung ändern, z.B. von Menge in Stunden, wird die Berechnung nicht beeinflusst (Stunden x Preis = Betrag).
Preis
Der Preis für einen Posten, z.B. 25 € pro Stunde. Wenn Sie einen Posten in eine Rechnung aufnehmen, wird der zugehörige Preis mit SmartFill ergänzt.
Soll die Preisangabe nicht auf Ihrem Formular erscheinen oder möchten Sie die Bezeichnung z.B. in Preis pro Einheit ändern, können Sie das Formular anpassen.
Beachten Sie, dass der Betrag auf der Grundlage der Mengen- und Preisangabe berechnet wird (Menge x Preis = Betrag).
Wenn Sie die Feldbezeichnung z.B. von Preis in Preis pro Einheit ändern, wird die Berechnung nicht beeinflusst (Menge x Preis pro Einheit = Betrag).
Betrag
Der Betrag wird vom Finanzmanager auf der Grundlage der Mengen- und Preisangabe berechnet (Menge x Preis = Betrag).
Wenn Sie eine Feldbezeichnung ändern, z.B. von Menge in Stunden, wird die Berechnung nicht beeinflusst (Stunden x Preis = Betrag).
MwSt-Betrag
Hier wird der vom Finanzmanager aufgrund des angegebenen MwSt-Schlüssels errechnete MwSt-Betrag dargestellt.
Verwendungszweck
Ein Kunden-, Auftrags- oder Projektvermerk für Ihre Unterlagen, der lediglich Ihrer Information dient und nicht auf dem Rechnungsausdruck erscheint.
Gesamt
Der Gesamtbetrag wird aufgrund Ihrer Angaben automatisch berechnet und hier angezeigt.
Zahlung empfangen
Wenn Sie auf diese Schaltfläche klicken, wird das Fenster Zahlungseingang verbuchen geöffnet.
Zahlungen bisher
Zeigt die Rechnungsdaten sowie die Zahlungen und Gutschriften zu dieser Rechnung an.
Rückzahlung
Klicken Sie auf Rückzahlung, um das Formular Rückerstattung anweisen zu öffnen.
Stellen Sie eine Rückzahlung nur dann aus, wenn Sie bereits eine Zahlung für eine Rechnung erhalten haben und jetzt eine Gutschrift erteilen oder im Falle einer Überzahlung die Differenz zurückerstatten möchten.
Verwenden Sie das Rückzahlungsformular als Teil des Rückgabe-Prozesses.