Halten Sie zum Verbuchen von Kundenzahlungen einen bestimmten Weg ein. Ausgangspunkt ist der Eingang des Rechnungsbetrags auf Ihrem Bankkonto.
Nach dem Abgleich Ihres Bankkontos erscheint in der Buchungszeile in der Spalte ok ein X.
Klicken Sie in der Buchungszeile auf die Schaltfläche Buchung, anschließend auf Zahlungseingang verbuchen. Das Fenster Zahlungseingang verbuchen wird mit der entsprechenden Buchung angezeigt.
Im unteren Teil des Fensters ist die betreffende Rechnung bereits mit einem Häkchen markiert, d.h. Rechnung und Zahlungseingang sind miteinander verknüpft.
Datum
Voreingestellt ist das heutige Datum. Sie können es jedoch mit dem Popup-Kalender oder durch manuelles Eingeben selbst ändern.
Die Punkte sowie die aktuelle Jahreszahl werden vom Finanzmanager ergänzt.
Saldo
Wenn Sie einen Kundennamen eingeben, wird der ausstehende Schuldsaldo des Kunden angezeigt.
Kunde
Geben Sie den Kundennamen ein, oder wählen sie ihn aus der Auswahlliste aus.
Sobald Sie den Kundennamen eingeben, werden alle ausstehenden Rechnungsbeträge des Kunden angezeigt.
Betrag
Wenn Sie einen Kundennamen und einen Zahlungsbetrag eingeben, wird der Betrag automatisch der ältesten Rechnung zugewiesen.
Soll die Zahlung einer anderen Rechnung zugewiesen werden, wählen Sie die entsprechende Rechnung aus, indem Sie auf Zahlungen abgleichen und anschließend in die erste Spalte neben der gewünschten Rechnung klicken.
In der Spalte erscheint ein Häkchen. Durch erneutes Klicken auf das Häkchen entfernen Sie es.
Um einen Betrag einzugeben, können Sie entweder den Popup-Taschenrechner verwenden, oder Sie geben ihn direkt in das Feld Betrag ein.
Eingangsnummer
Bezahlt der Kunde eine Rechnung mit einem Scheck, können Sie die Schecknummer für Verwaltungszwecke erfassen.
Sie haben dann z.B. die Möglichkeit, mit der Such-Funktion des Finanzmanagers nach einer Schecknummer zu suchen, um die dazugehörige Buchung zu finden.
Verwendungszweck
Ein Vermerk zum Kunden, Auftrag oder Projekt, der nur für Ihre Verwaltungszwecke bestimmt ist.
Einzahlung auf
Wählen Sie das Konto, auf das die Zahlung gebucht werden soll.
Bestehende Gutschriften
Die bestehenden Gutschriften für einen Kunden setzen sich aus Buchungsbeträgen zusammen, die zugunsten des Kunden verbucht wurden, z.B. Überzahlungen.
Der Betrag wird angezeigt, sobald Sie den Kundennamen eingeben.
Um bestehende Gutschriften auf Rechnungen anzurechnen, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Bestehende Gutschriften zuordnen.
zu verbuchender Betrag
Der zu verbuchende Betrag ist die Summe aus dem aktuellen Zahlungsbetrag und den bestehenden Gutschriften des Kunden (sofern das Kontrollkästchen aktiviert ist).
Es ist der auf die Rechnung anzuwendende Gesamtbetrag.
Der Betrag wird vom Finanzmanager automatisch berechnet, nachdem Sie den aktuellen Zahlungsbetrag eingegeben oder das Kontrollkästchen für die Anrechnung von Gutschriften aktiviert haben.
Wenn in der Summe sowohl Gutschriften als auch eine Zahlung enthalten sind, werden die bestehenden Gutschriften zunächst den offenen Rechnungen zugeordnet.
Erst dann wird der Zahlungsbetrag zugeordnet.
Restbetrag
Wenn Sie die Funktion Autom. zuordnen ausgeschaltet haben, wird der nicht zugewiesene Betrag vom Finanzmanager jedes Mal neu berechnet, wenn Sie einen Teil der Zahlung einer Rechnung zuordnen.
Der zuerst angezeigte Betrag entspricht dem zu verbuchenden Betrag.
Wenn Sie der Zahlung Rechnungen zuweisen, wird im Feld Restbetrag die Differenz zwischen dem zuzuordnenden Gesamtbetrag und den Summen in der Spalte Zahlung angezeigt.
Sobald der zuzuordnende Gesamtbetrag vollständig zugewiesen wurde, wird der nicht zugeordnete Betrag 0,00.
Offene Rechnungen
Eine Liste offener Salden von Rechnungen, die der Kunde nicht vollständig bezahlt hat.
Bevor Sie eine Zahlung zuweisen, vergewissern Sie sich vorher, dass Sie die richtige Rechnung bzw. die richtigen Rechnungen markiert haben.
Die entsprechenden Rechnungen sind mit einem Häkchen in der Spalte Zahlung markiert. Durch erneutes Klicken in die Spalte Zahlung wird das Häkchen entfernt.
Zahlungen abgleichen
Wenn Sie einen Kundennamen und einen Zahlungsbetrag eingeben, wird der Betrag automatisch der ältesten Rechnung zugewiesen.
Soll die Zahlung einer anderen Rechnung zugewiesen werden, wählen Sie die entsprechende Rechnung aus, indem Sie auf Zahlungen abgleichen klicken und anschließend in der Spalte Zahlg die gewünschte Rechnung markieren.
Sie können ebenfalls in die Spalte Betrag klicken und den Popup-Taschenrechner für die Eingabe des Betrags verwenden oder ihn direkt eingeben.
Autom. Zuordnen
Nachdem Sie auf die Schaltfläche Zahlungen abgleichen geklickt haben, werden alle Häkchen aus der Spalte Zahlg entfernt, und statt der Schaltfläche Zahlungen abgleichen wird die Schaltfläche Autom. zuordnen angezeigt.
Wenn Sie auf diese klicken, wird der eingegangene Betrag automatisch auf die ältesten Rechnungen verteilt.
Skonto verbuchen
Mit dieser Schaltfläche rufen Sie das Dialogfenster Skonto verbuchen, in dem Sie die Skontoberechnung der aktuellen Rechnung vornehmen können.