Die Adressverwaltung ist die zentrale Stelle im FinanzManager, um alle vorliegenden Adressinformationen des Programms zu verwalten.
Neben der manuellen Erstellung, in der Liste der Adressen direkt, erzeugt der FinanzManager neue Adresseinträge bei den folgenden Aktionen:
Erstellung einer neuen Buchung mit einem neuen Empfänger im Kontoblatt.
Erzeugen eines Zahlungsverkehrsvorgangs, mit neuem Empfänger, in der Zahlungsverkehrszentrale.
Anlegen einer neuen regelmäßigen Buchung oder Buchungsvorlage mit neuem Empfänger.
Abholen von Online-Kontoumsätzen, mit Geschäftsvorfall-Code (GV) 5 (Lastschrifteinzug), mit Geschäftsvorfall-Code 20 (Überweisung), GV-Code 51 (Gutschrift) und GV-Code 52 (Gutschrift aus Dauerauftrag) sofern der Empfängereintrag nicht bereits gespeichert ist. In diesen Fällen werden die Bankverbindungen, die diesen GVs zu Grunde liegen, im Empfängereintrag mitgespeichert.
Beim Import von Buchungen über die Import-Funktion.
Die Adressverwaltung gliedert sich in verschiedene Ansichten, die Sie über die Reiter unterhalb der Objektfenstermenüleiste je nach Bedarf, aufrufen können. Es existieren bis zu fünf verschiedenen Ansichten.
Ansichten in der Adressverwaltung
Adressen
Die Ansicht Adressen zeigt Ihnen, pro Empfängerbezeichnung, die postalischen Adressdaten wie z.B. Firma/Name, Ansprechpartner, PLZ, Ort, Straße usw. an.
In der Ansicht Bankverbindungen werden alle Bankverbindungen pro Empfängerbezeichnung aufgelistet.
In der Ansicht Mandate verwalten Sie die Einzugsermächtigungen (Mandatsreferenz), wenn Sie Lastschriften einziehen. Diese Ansicht sehen Sie nur, wenn Sie ein lastschriftfähiges Online-Konto eingerichtet haben.
vorlagen
In den Buchungsvorlagen finden Sie alle Vorlagen pro Empfängerkennung. Diese sind hilfreich für die Erstellung von neuen Buchungen in der SmartFill- Auswahlliste im Empfängerfeld.
Buchungen
Die Ansicht Regelmäßige Buchungen zeigt alle regelmäßigen Buchungen und Buchungsgruppen an. Sie können in dieser Ansicht alle regelmäßigen Buchungen und Buchungsgruppen einrichten, bearbeiten, löschen oder verwenden.
Wenn Sie eine Buchung als regelmäßige Buchung einrichten bzw. vorausplanen, können Sie sich vor dem Fälligkeitsdatum an die Buchung erinnern und bei Bedarf automatisch ausführen lassen. Das spart Zeit und Sie können vermeiden, dass Sie einen Zahlungstermin versäumen.
Jede Rechnung, die Sie in regelmäßigen Abständen erhalten, ist ein Kandidat für eine regelmäßige Buchung, selbst wenn der Rechnungsbetrag sich von Mal zu Mal ändert.
SmartFill-Funktion
Der FinanzManager verwendet Empfängereinträge vor allem für das Ausfüllen von Zahlungsverkehrsformularen und das Erstellen von Buchungen mit Hilfe der SmartFill-Funktion im Empfängerfeld einer Buchung.
Das verbindende, übergeordnete Element von Bankverbindungen, Buchungsvorlagen und regelmäßigen Buchungen ist der Empfänger.
Über den Empfängernamen werden alle Informationen, wie Vorgang, Bankverbindung, Verwendungszweck, Kategorie, Klasse und Betrag, die relevant sind, um eine neue Buchung zu erstellen, miteinander verknüpft.
Dabei gibt es verschiedene Auswahlmöglichkeiten für die Übernahme der Empfängerdaten in die Buchung. Siehe auch SmartFill für den Empfänger.
1. Ebene (schwarze Schrift): Die Empfängerbezeichnung die zuletzt verwendete Bankverbindung und Buchungsvorlage wird übernommen.
2. Ebene (blaue Schrift): Empfängerbezeichnung + ausgewählte Bankverbindung wird übernommen.
3. Ebene (grüne Schrift): Empfängerbezeichnung + gewählte Bankverbindung + gewählte Buchungsvorlage wird übernommen.
Ein weiterer Vorteil der Empfängerliste ist der Import von Daten aus anderen Datenbankprogrammen sowie der Export der Empfängerliste in MS-Word zum Erstellen von Serienbriefen.