Verwenden Sie dieses Formular, um Finanzmanager-Rechnungen zu erstellen, in denen die verkauften Produkte und Dienstleistungen aufgelistet werden. Drucken Sie die Rechnung, um sie an den Kunden zu senden. Ihr Kontoblatt für Rechnungen wird vom Finanzmanager automatisch aktualisiert.
Es ist darauf zu achten das eine Rechnung folgende Pflichtangaben enthält:
1. vollständiger Name und Anschrift des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers:
wird vom Finanzmanager aus den Persönlichen Angaben kopiert.
2. Steuernummer oder Umsatzsteueridentifikationsnummer
wird vom Finanzmanager aus den Persönlichen Angaben kopiert.
3. Ausstellungsdatum der Rechnung.
siehe Felder 
Datum
4. Fortlaufende Rechnungsnummer
siehe Felder Rechnungs-Nr.
5. Menge und handelsübliche Bezeichnung der gelieferten Gegenstände oder die Art und den Umfang der sonstigen Leistung
siehe Felder Posten, Beschreibung, Menge
6. Zeitpunkt der Lieferung bzw. Leistung
7. Nach Steuersätzen und -befreiungen aufgeschlüsseltes Entgelt
siehe Felder > Betrag, MwSt, MwSt-Betrag
8. im Voraus vereinbarte Minderungen des Entgelts
9. Entgelt und hierauf entfallender Steuerbetrag sowie Hinweis auf Steuerbefreiung
befindet sich im unteren Bereich des Rechnungsvordrucks
Felder Eingabeformular Ausgangsrechnung
Rechnung für
Geben Sie den Namen der Person oder Firma ein, an die die Rechnung ausgestellt wird bzw. wählen Sie den Namen aus der Auswahlliste.
Ist der von Ihnen eingegebene Name in der Liste der Adressen nicht vorhanden erscheint sofort das Fenster zur Eingabe eines neuen Adresseintrages.
Nachdem Sie die notwendigen Angaben dort eingetragen und das Fenster geschlossen haben, zeigt der Finanzmanager die Adressdaten im Ausgangsrechnungsformular an.
Die Daten jedes Kunden können auch für das Erstellen von Berichten verwendet werden, z.B. für das Erstellen eines Berichts über geleistete Zahlungen.
Vorlage
Es wird eine Standardvorlage des FinanzManagers angezeigt.
Sie können jedoch eine neue Vorlage erstellen oder die vorhandene bearbeiten, wenn Sie ein Formular Ihren Bedürfnissen entsprechend anpassen möchten.
Rechnungsadresse
Die Kundenadresse wird automatisch nach Auswahl des Kunden in das Feld Rechnung an kopiert.
Lieferadresse
Geben Sie den Namen und die Adresse im Feld Lieferung an ein.
Rechnungsdatum
Voreingestellt ist das heutige Datum.
Sie können es jedoch mit dem Popup-Kalender oder durch manuelles Eingeben selbst ändern.
Die Punkte sowie die aktuelle Jahreszahl werden vom Finanzmanager ergänzt.
Rechnungs-Nr.
Wenn Sie hier einen Wert eingeben, z.B. RE2005/1, wird dieser Wert bei der nächsten Rechnung automatisch hochgezählt.
Die zweite Rechnung erhält somit die Nummer RE2005/2.
Wenn Sie bei der ersten Rechnung keinen Wert eingeben, erhält sie den Wert 1.
Fällig am
Hierbei handelt es sich um das Zahlungsdatum. Das Datum, bis zu dem Sie mit dem Zahlungseingang rechnen.
Wenn Sie z.B. ein Zahlungsziel von 30 Tagen ab Rechnungsdatum setzen, geben Sie 30 ein. Wenn die Zahlung bei Rechnungserhalt fällig ist, geben Sie 0 ein.
Es wird auf der Grundlage der Einstellungen im Fenster Rechnungsoptionen eingetragen. Sie können es jedoch überschreiben.
Wenn eine Zahlung z.B. bei Rechnungserhalt fällig ist, geben Sie das heutige Datum ein. Wenn Sie Zahlungsbedingungen definiert haben, wird das Fälligkeitsdatum dadurch geändert.
Wenn Sie die Fälligkeit kommentieren möchten, z.B. Bei Rechnungserhalt geben Sie den Text in das Feld Kundenmitteilung ein, das in der unteren linken Ecke der Rechnung gedruckt wird.
Verwenden Sie die Druckvorschau, um genau zu sehen, wo Ihre Mitteilung auf der Rechnung erscheint.
Bestell-Nr.
Optional. Geben Sie die Kundenauftragsnummer ein.
Posten
Ein Posten ist das, was Sie Ihrem Kunden in Rechnung stellen, z.B. eine Dienstleistung oder der Verkauf von Produkten.
Sie können jedem Posten, welchen Sie verkaufen einen Namen oder eine Nummer zuweisen.
Es ist sinnvoll, Bezeichnungen auf Rechnungen zu verwenden, die dem Kunden auf den ersten Blick Auskunft darüber geben, was sich dahinter verbirgt.
Die Begriffe Beratungsgebühren und Schulung sind z.B. aussagekräftiger als die Bezeichnung Posten 9348 oder Posten 9349.
Sie können einen neuen Posten erstellen, wenn Sie die Rechnung erstellen oder einen bestehenden Posten aus der Postenliste. auswählen.
Wenn Sie einen Posten aus der Auswahlliste auf der Rechnung auswählen, brauchen Sie nur noch die Menge einzugeben.
Die Beschreibung, der Preis und der Betrag werden vom Finanzmanager ergänzt.
Kategorie
Im Finanzmanager verwalten Sie verschiedene Einkunftsarten mittels Einnahmekategorien.
Wenn Sie einen Posten erstellen, weisen Sie ihm eine Kategorie zu. Mit einer Einnahmekategorie wie Umsatz oder Umsatzerlös können Sie z.B. Einnahmen von Kunden verwalten.
Kategorien dienen Ihnen für Verwaltungszwecke. Sie erscheinen nicht auf dem Rechnungsausdruck.
Wenn Sie einen Posten in eine Rechnung aufnehmen, wird die dem Posten zugewiesene Kategorie mit SmartFill ergänzt.
Sie können jedoch auch eine andere Kategorie aus der Auswahlliste auswählen oder die Bezeichnung direkt in das Feld Kategorie eingeben.
Ist die Kategorie noch nicht vorhanden, können Sie eine neue erstellen.
Wenn Sie Einnahmen nach Auftrag, Projekt oder Kunde verwalten möchten, fügen Sie einen Namen für eine Klasse hinzu.
Klasse
Verwenden Sie eine Klasse, falls Sie die Rechnung z.B. einem Projekt zuordnen möchten.
Beschreibung
Wenn Sie den Posten zu einer Liste hinzufügen, wird die Beschreibung des Postens von SmartFill ergänzt. Sie können jedoch auch eine neue Beschreibung eingeben.
Menge
Geben Sie die Menge ein, z.B. die Anzahl der Einheiten. Wenn Sie Dienstleistungen verkaufen und keine Einheiten wie z.B. Stunden verwenden, lassen Sie das Feld leer.
Wenn die Mengenangabe nicht auf dem Formular erscheinen soll oder Sie die Angabe in Stunden ändern möchten, können Sie das Formular anpassen.
Beachten Sie, dass der Betrag auf der Grundlage der Mengen- und Preisangabe berechnet wird (Menge x Preis = Betrag).
Wenn Sie die Feldbezeichnung ändern, z.B. von Menge in Stunden, wird die Berechnung nicht beeinflusst (Stunden x Preis = Betrag).
Preis
Der Preis für einen Posten, z.B. 25 € pro Stunde. Wenn Sie einen Posten in eine Rechnung aufnehmen, wird der zugehörige Preis mit SmartFill ergänzt.
Soll die Preisangabe nicht auf Ihrem Formular erscheinen oder möchten Sie die Bezeichnung z.B. in Preis pro Einheit ändern, können Sie das Formular anpassen.
Beachten Sie, dass der Betrag auf der Grundlage der Mengen- und Preisangabe berechnet wird (Menge x Preis = Betrag).
Wenn Sie die Feldbezeichnung z.B. von Preis in Preis pro Einheit ändern, wird die Berechnung nicht beeinflusst (Menge x Preis pro Einheit = Betrag).
Betrag
Der Betrag wird vom FinanzManager auf der Grundlage der Mengen- und Preisangabe berechnet (Menge x Preis = Betrag).
Wenn Sie eine Feldbezeichnung ändern, z.B. von Menge in Stunden, wird die Berechnung nicht beeinflusst (Stunden x Preis = Betrag).
MwSt
Sobald Sie einen steuerrelevanten Posten in eine Rechnung aufnehmen, erscheint in der Spalte MwSt der MwSt-Schlüssel (z.B. "N" für den normalen Mehrwertsteuersatz) und in der Spalte Steuer der Mehrwertsteuersatz (in unserem Beispiel 19% für den normalen Mehrwertsteuersatz).
Sie können andere MwSt-Schlüssel auswählen, in dem Sie einen Satz aus der Auswahlliste auswählen.
Die angezeigten Mehrwertsteuersätze der Auswahlliste stammen aus der Finanzmanager-MwSt-Tabelle.
Wenn Sie einen steuerpflichtigen Posten an einen steuerbefreiten Kunden verkaufen, können Sie den Status des Postens auf nicht steuerrelevant ändern, indem Sie in die Spalte MwSt klicken (der MwSt.-Schlüssel wird gelöscht).
Klicken Sie erneut in die Spalte, um den MwSt-Schlüssel wieder anzuzeigen.
MwSt-Betrag
Der Mehrwertsteuergesamtbetrag wird aufgrund Ihrer Angaben automatisch berechnet und hier angezeigt.
Kundenmitteilung
Hier können Sie eine Mitteilung für Ihren Kunden hinzufügen, z.B. Informationen zu den Zahlungsbedingungen, wie Fällig bei Rechnungserhalt.
Die Mitteilung wird unten links auf der Rechnung gedruckt. Über die Druckvorschau können Sie sehen, wie die Mitteilung auf der Rechnung aussieht.
Verwendungszweck
Ein Kunden-, Auftrags- oder Projektvermerk für Ihre Unterlagen, der lediglich Ihrer Information dient und nicht auf dem Rechnungsausdruck erscheint.
Schaltflächen Ausgangsrechnung
Barzahlung
Wenn Sie auf diese Schaltfläche klicken, wird das Fenster Zahlungseingang verbuchen geöffnet.
Zahlungen bisher
Zeigt die Rechnungsdaten sowie die Zahlungen und Gutschriften zu dieser Rechnung an.
Auslagen
Zeigt eine Liste von Kosten an, die im Kontoblatt Ihres Bankkontos als weiterberechenbare Ausgaben (A) gekennzeichnet wurden und auf keiner Rechnung enthalten sind.
Um diese Ausgaben in eine Rechnung aufzunehmen, klicken Sie auf Auslagen und wählen die entsprechende Ausgabe aus der Liste im Fenster Weiterberechenbare Auslagen aus.
Drucken
Führt Sie zum Fenster Drucken, in dem Ihnen mehrere Optionen zur Verfügung stehen. Wenn Sie z.B. eine Druckvorschau aufrufen möchten, klicken Sie auf Vorschau, und das Formular wird auf dem Bildschirm angezeigt.
Word-Export
Wenn Sie auf diese Schaltfläche klicken, werden Ihre Daten aus der Rechnungsvorlage in eine MS-Word-Vorlage exportiert.
Mit Hilfe dieser Funktion können Sie die Rechnung als MS-Word Dokument ausdrucken, vorausgesetzt, auf Ihrem PC ist MS-Word installiert.
Es stehen vorgefertigte Vorlagen zur Verfügung diese können Sie Ihren Bedürfnissen entsprechend anpassen oder neue Vorlagen erstellen.
Dazu nutzen Sie die Funktionen in MS Word.