Das Arbeiten mit Kategorien ist essenzieller Bestandteil vom FinanzManager. Darüber werden später alle Auswertungen gesteuert.

Eine Kategorie ist so etwas wie eine Schublade, in der Sie Ihre Buchungen ablegen können.

Diese Schubladen tragen Namen wie: Einkaufen (Kleidung), Sport (Vereinsbeiträge), Einkommen oder Gehalt. Kategorien teilen Ihnen mit, woher Ihr Geld kommt und wohin es fließt. Der FinanzManager bietet eine fertige Liste von Kategorien an, die dem täglichen Leben entnommen sind - jederzeit änderbar oder erweiterbar.

Wenn nun im FinanzManager einige dieser Schubladen bereits vorhanden und beschriftet sind, dann sollten die Umsätze, die die Bank liefert, auch dort einsortiert werden.

Wie wird nun entschieden, in welche Schublade eine Buchung gehört? Welche Kategorie ist die richtige, um diese Schublade zu beschriften?

 

Der FinanzManager enthält eine Menge von Regeln, die FinanzManager-Regeln, nach denen diese Zuordnung und Sortierung vorgenommen werden kann, ohne dass Sie Hand anlegen müssen.

Alle Regeln dienen einzig und allein dem Zweck, die Umsätze, die auf Ihrem Konto gebucht werden, im Rahmen des Kontoabgleichs zu kategorisieren, das heißt: in einzelnen Schubladen abzulegen.

Die Regeln arbeiten grundsätzlich alle nach demselben Schema. Empfänger und Verwendungszweck oder viele andere Felder stehen zur Verfügung. Ergibt sich eine Übereinstimmung, dann entscheidet die Regel, welche Schublade die richtige ist, das heißt: welche Kategorie wird dieser Buchung zugewiesen.

 

Das Prinzip der FinanzManager-Regeln soll an einem Beispiel verdeutlicht werden.

Nehmen wir an, die Bank liefert im Rahmen der Umsatzabholung eine Buchung, die besagt, dass von Ihnen ein bestimmter Betrag für das Tanken bezahlt worden ist. Eine solche Buchung kann im Grunde über den Empfänger, vielleicht ein bekanntes Unternehmen dieser Branche, der Kategorie "Fahrzeuge:Tanken“ zugewiesen werden.

Genau für diesen Fall gibt es nun im FinanzManager eine Regel, die besagt: Wenn der Empfänger ein bestimmter Tankstellenbetreiber ist – wir möchten hier jetzt kein Unternehmen explizit anführen, dann weise die Hauptkategorie "Fahrzeuge“ und die Unterkategorie "Tanken“ zu.

Im Cockpit oder den Auswertungen können nun – übersichtlich und strukturiert – Einnahmen und Ausgaben in Form von Listen, Tortengrafik oder Balkendiagramm dargestellt werden: alles auf einen Blick.

 

 

Hätten Sie eine andere Kategorie zugewiesen als der FinanzManager dies getan hat? Liegt die Buchung nach Ihrem Verständnis in der falschen Schublade? Möchten Sie all diese automatischen Zuordnungen vielleicht gar nicht?

 

Beim Erstellen der Datei wird ein Satz von Regeln angelegt und steht für die Kategorievergabe zur Verfügung. Mit der ersten Umsatzabholung greifen diese Regeln und es werden auf Basis der hier hinterlegten Bedingungen Kategorien für Buchungen vergeben.

 

 

Sie können die Regel jederzeit ändern oder auch löschen. Dann wird es diese Kategorisierung nicht mehr geben. Sie können auch die Kategorie ändern, wenn Ihnen die Regel zusagt, aber die Kategorie nicht, aber auch so bestehen lassen, damit weitere Buchungen dieser Art in die gleiche Schublade gelegt, nämlich identisch kategorisiert werden.

Eine erfolgreiche Autokategorisierung setzt voraus, dass eine Menge an Kategorien im System vorhanden ist, mit denen die "Schubladen beschriftet“ werden sollen.

 

 

Unter dem Filter Nicht ausgeblendet werden hier die Kategorien angezeigt, die zum sogenannten Standardstamm gehören, sowie die Kategorien, die aufgrund einer erfolgreichen Regel einer oder mehreren Buchungen zugewiesen worden sind.

 

• Die farbliche Kennzeichnung bedeutet: Es gibt eine Buchung, die nun diese Kategorie enthält.

• Das bedeutet: Dies ist eine Hauptkategorie, für die es keine Buchung gegeben hat, aber in der Unterstruktur gibt es Treffer.

 

Wenn Sie den FinanzManager zum ersten Mal starten oder eine neue Datei anlegen, dann werden Ihre Buchungen nach der Umsatzabholung im Rahmen des Kontoabgleichs automatisch kategorisiert.

 

Weitere Informationen zum Thema Regelverwaltung finden Sie hier in der Hilfe.

 

Die Anwendung der FinanzManager-Regeln im Rahmen der Autokategorisierung wird zentral gesteuert. Über den Aufruf der Einstellungen (F11) erscheint folgender Dialog:

 

 

Es gibt 2 Arten von Regeln, die eine Kategorisierung von Buchungen bewirken: Umbuchungen auf eigene Konten und benutzerspezifische Regeln.