Die Mitarbeiter mittelständischer Unternehmen schicken Rechnungen an Kunden. Diese Rechnungen sowie die Zahlungen Ihrer Kunden können Sie im FinanzManager verwalten. Außerdem können Sie das Rechnungsformular Ihren Bedürfnissen entsprechend anpassen.

So verwalten Sie Forderungen im FinanzManager:

Richten Sie im FinanzManager neue Konten ein für Rechnungen/Forderungen mit einem Anfangssaldo von Null.

Geben Sie alle ausgestellten und noch nicht bezahlten Rechnungen, die Sie verwalten möchten, in das Kontoblatt für Rechnungen ein.

Geben Sie neue Rechnungen in das Fenster Rechnung ein.

Bevor Sie ausstehende Rechnungen eingeben oder neue Rechnungen erstellen können, müssen Sie ein Rechnungskonto im FinanzManager einrichten, in dem Ihre Forderungen verwaltet werden.

1. Klicken Sie in der Navigationsleiste auf Konten und wählen Sie in der Kontenübersicht den Befehl Neu. Es erscheint das Fenster Neues Konto anlegen.

2. Wählen Sie hier die benutzerdefinierte Kontenanlage und dann Weiter.

3. Wählen Sie Kundenrechnungen und klicken Sie auf Weiter.

4. Geben Sie einen Namen und ggf. eine Beschreibung für das Konto ein. Legen Sie ein Rechnungskonto für die Verwaltung Ihrer Kundenvorgänge an (z. B. Rechnungen Geschäft).

5. Geben Sie weitere Daten zur Kontoeinrichtung ein: MwSt., Soll und Ist Besteuerung, Steuernummer und USt-ID Nummer.

6. Klicken Sie auf Speichern, nachdem Sie die Angaben auf dem Bildschirm Zusammenfassung überprüft haben.

Öffnen Sie das neue Kontoblatt für Ausgangsrechnungen, und geben Sie bereits ausgestellte aber noch nicht bezahlte, sowie neue Rechnungen ein.

Im Kontoblatt für Rechnungen werden alle Ausgangsrechnungen, Zahlungen, Gutschriften und Rückzahlungen aufgelistet, die Sie erfasst haben.

1. Klicken Sie in der Navigationsleiste auf Kontenübersicht.

2. Wählen Sie das gewünschte Rechnungskonto und doppelklicken Sie darauf. Das Kontoblatt für Rechnungen wird angezeigt.

1. Klicken Sie im Kontoblatt für Rechnungen im Objektfenstermenü auf das Symbol für Berichte und wählen Sie die Option Bericht - Buchungen.

Im Kontoblattbericht werden alle im Kontoblatt enthaltenen Buchungen aufgelistet.

2. Schließen Sie den Bericht, um zum Kontoblatt zurückzukehren.

Siehe auch Ausgangsrechnung erstellen.

Rechnungen können im gleichen Fenster geändert werden, in dem Sie sie erstellt haben.

1. Wählen Sie die zu ändernde Rechnung im Kontoblatt für Rechnungen.

2. Klicken Sie auf Details. Die Rechnung wird angezeigt.

3. Nehmen Sie die erforderlichen Änderungen vor.

4. Klicken Sie auf Speichern.

Der Gesetzgeber schreibt vor, dass Rechnungen nicht mehr löschbar sein dürfen.

Bei Rechnungen, die nur angelegt wurden, kann die Buchung durch Stornieren sofort gelöscht werden.

Wenn die Rechnung bereits ausgedruckt wurde, wird eine Stornobuchung erzeugt.

Wenn es aber doch notwendig wird, eine Rechnung zurückzunehmen, etwa bei einer Rücksendung, muss die Rechnung durch eine Gutschrift neutralisiert werden. Auf diese Weise kann die im Fall der Sollbesteuerung bereits bezahlte Mehrwertsteuer in der nächsten Steuerperiode geltend gemacht werden.

Wenn Sie im Rechnungskontoblatt in der betreffenden Buchungszeile auf Bearbeiten klicken und den Befehl Buchung stornieren wählen, werden automatisch zwei Buchungen für die Gutschrift und das Storno erzeugt.

Etwas komplizierter wird es, wenn der Kunde bei Bezahlung der Rechnung Skonto abgezogen hat. In diesem Fall muss der bereits gebuchte Skontoaufwand zusätzlich korrigiert werden.

Wenn ein Kunde von Ihrer Rechnung Skonto abzieht, vermindern sich Ihre Einnahmen entsprechend, aber auch die Mehrwertsteuer.

Bei der Ist-Besteuerung stellt dies kein Problem dar, da die Mehrwertsteuer einfach entsprechend reduziert wird.

Bei der Soll-Besteuerung hingegen verläuft der Buchungsvorgang schon komplexer. Bei Rechnungsstellung wurde ein höherer Betrag auf das Mehrwertsteuerkonto gebucht, als später bei Zahlungseingang ausgeglichen wird. Für diese Differenz muss nun eine zusätzliche Buchung vorgenommen werden. Für diese Buchung kann der FinanzManager eine eigene Kategorie erstellen (es erfolgt einmalig eine Abfrage), die eine Unterkategorie der Kategorie des Rechnungspostens ist.

Ausgangspunkt: Im Fenster Zahlungseingang verbuchen wird im Feld Betrag der volle Rechnungsbetrag angezeigt.

1. Überschreiben Sie den Betrag mit dem vom Kunden tatsächlich gezahlten Betrag, und klicken Sie in ein beliebiges anderes Feld.

2. Klicken Sie auf die Schaltfläche Skonto verbuchen. Das Dialogfenster Skontoverbuchung wird angezeigt. Wenn Sie zum ersten Mal Skonto verbuchen, erscheint zuvor noch eine Abfrage.

3. Klicken Sie im Dialogfenster Skontoverbuchung auf OK.

Der Skontobetrag wird korrekt verbucht.

Wenn Sie einem Kunden regelmäßig die gleichen Posten in Rechnung stellen, können Sie die erste Buchung in das Kontoblatt für Rechnungen in einen neuen Zeilenposten kopieren. So ersparen Sie sich das wiederholte Eingeben von Daten.

1. Wählen Sie die zu kopierende Buchung im Kontoblatt für Rechnungen aus.

2. Klicken Sie Bearbeiten und wählen den Befehl Buchung in Ablage kopieren.

3. Stellen Sie den Cursor im Kontoblatt in eine neue Zeile.

4. Klicken Sie erneut Bearbeiten und wählen den Befehl Buchung aus Ablage einfügen.

5. Verwenden Sie den Popup-Kalender, um das Datum zu ändern.

6. Nehmen Sie alle weiteren Änderungen vor.

7. Klicken Sie auf OK.

Wenn Sie jeder Buchung, die Sie im FinanzManager erfassen, eine Kategorie zuweisen, können Sie Einnahmen und Ausgaben verwalten, es fehlen Ihnen aber möglicherweise andere Details.

Wenn Sie z.B. als Berater an mehreren Projekten gleichzeitig arbeiten, sind bestimmte Ausgaben für alle Projekte gleich, z.B. Telefonkosten oder Reproduktionskosten. Sie möchten jedoch die Kosten für jedes einzelne Projekt separat verwalten. Dies erreichen Sie im FinanzManager über Klassen.

Mit Hilfe von FinanzManager-Klassen können Sie Ihren Kunden die Kosten entsprechend in Rechnung stellen, Soll- und Ist-Kosten verwalten, Einnahmen und Ausgaben für Mieteigentum aussondern und Ausgaben nach Auftrag, Projekt oder Abteilung verwalten.

Klassifizieren von Buchungen

Sie richten Klassen je nach gewünschter Berichtsart ein. Wenn Sie z.B. gleichzeitig an mehreren Projekten arbeiten, legen Sie für jedes Projekt eine Klasse an. Wenn Sie mit mehreren Kunden zusammenarbeiten, legen Sie für jeden Kunden eine Klasse an.

Haben Sie bereits Auftrags- oder Kundennummern vergeben, verwenden Sie diese als Klassennamen. (Verwenden Sie eine Zahl als Klassennamen, sollten Sie eine Beschreibung hinzufügen.) Wählen Sie kurze Klassennamen, da sie neben den Kategorienamen in das Feld Kategorie passen müssen.

Um Einnahmen und Ausgaben für einen Auftrag oder ein Projekt zu verwalten, sollten Sie jedem projektbezogenen Posten eine Einnahme- und Ausgabekategorie zuweisen und ihm dann einen Projektnamen (Klasse) zuweisen.

1. Klicken Sie in das Feld Kategorie des Postens, den Sie als Teil eines Auftrags/Projekts verwalten möchten.

2. Wählen Sie aus der Auswahlliste im Feld Kategorie die gewünschte Einnahme- oder Ausgabekategorie, oder geben Sie den Namen direkt in das Feld Kategorie ein.

Wenn die Kategorie noch nicht besteht, können Sie sie jetzt erstellen.

3. Wählen Sie im Feld Klasse/Projekt eine Klasse aus oder legen Sie ggf. eine neue an.

Sie könnten z.B. Rechnungen von Versorgungsunternehmen für drei unterschiedliche Immobilien als Strom-/Wasserrechnung nach der Adresse klassifizieren. Beispielsweise Strom/Wasser/Bahnhofstraße, Strom/Wasser/Hauptstraße und Strom/Wasser/Rathausplatz.