Sie können den FinanzManager für die Erstellung von verschiedenen benutzerdefinierten Rechnungen und Gutschriften verwenden. Für jedes Formular entscheiden Sie, welche Felder und Spalten enthalten sein sollen, und wie sie bezeichnet werden. Sie haben außerdem die Möglichkeit, Firmenname und -adresse auf das Formular zu drucken. Wenn Sie Ihre Formulare erstellt haben, können Sie sie speichern und jederzeit ändern. Diese Formulare sind die sogenannten Vorlagen.

Sie können bei der Erstellung von Formularen jedes Mal die gleiche Vorlage oder für jeden Kunden bzw. jeden Auftrag eine neue Vorlage verwenden. Sie können z.B. eine Dienstleistungsvorlage für Rechnungen über erbrachte Dienstleistungen erstellen oder eine Produktvorlage für Rechnungen für den Verkauf von Produkten.

1. Wählen Sie im Rechnungsformular Vorlage ändern. Das Fenster Vorlagen verwalten wird geöffnet.

2. Markieren Sie die gewünschte Vorlage, und klicken Sie auf Bearbeiten. Das Fenster Rechnung ändern wird geöffnet.

3. Wenn Sie eine Spalte oder ein Feld umbenennen möchten, sollten Sie sicherstellen, dass die Spalte bzw. das Feld mit einem Häkchen versehen ist. Ändern Sie die Bezeichnungen für die Felder nach Ihren Vorstellungen. Geben Sie dann den Namen in das Feld Vorlagenname ein, um eine neue Vorlage zu speichern.

In die Felder Menge, Preis und Betrag können nur Zahlen eingegeben werden. Text wird nicht akzeptiert.

Die Zahl im Feld Menge wird stets mit dem Wert im Feld Preis multipliziert, unabhängig davon, wie das Feld bezeichnet wurde. Das Ergebnis wird im Feld Betrag angezeigt.

4. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Firmenadresse drucken, wenn Ihre Adresse auf dem Rechnungsformular gedruckt werden soll.

5. Wählen Sie die gewünschten Druckeinstellungen.

6. Klicken Sie auf OK.

Um Ihre Änderungen rückgängig zu machen und zur Originalvorlage zurückzukehren, klicken Sie auf Standardnamen.

1. Wählen Sie im Rechnungsformular Vorlage ändern. Das Fenster Vorlagen verwalten wird geöffnet. Klicken Sie auf Neu. Das Fenster Neue Rechnung wird geöffnet.

2. Geben Sie im Feld Vorlagenname einen Namen für die neue Vorlage ein, z. B. Dienstleistungsrechnung.

3. Markieren Sie die Felder und Spalten, die auf dem Formular enthalten sein sollen (sie werden mit Häkchen markiert).

4. Ändern Sie ggf. den Namen von Feldern oder Spalten.

Wenn Sie eine Rechnung erstellen und die Daten in die Felder eingeben, werden diese Werte für die Berechnung des Betrags verwendet. (Menge x Preis = Betrag), unabhängig davon, wie Sie die Spalten Menge und Preis benennen.

Um die ursprünglichen Spalten- und Feldnamen wiederherzustellen, klicken Sie auf Standardnamen.

5. Aktivieren Sie ggf. das Kontrollkästchen Firmenadresse drucken, und geben Sie die Adresse Ihrer Firma ein.

6. Wählen Sie die gewünschten Druckeinstellungen.

7. Klicken Sie auf OK.

Für die optische Gestaltung Ihrer Rechnungen können Sie Ihrer Firmenadresse ein Logo hinzufügen und die Schriftart verändern. Wenn Ihr Firmenlogo mit einer Windows-Anwendung wie Paintbrush erstellt wurde, können Sie es mit dem FinanzManager auf Ihre Rechnung drucken.

1. Wählen Sie im Rechnungsformular Vorlage ändern. Das Fenster Vorlagen verwalten wird geöffnet.

2. Markieren Sie im Fenster Vorlagen verwalten die Vorlage, zu der Sie Ihr Firmenlogo hinzufügen möchten, und klicken Sie auf Bearbeiten.

3. Aktivieren Sie im Fenster Rechnung ändern im Feld Druckeinstellungen das Kontrollkästchen Firmenlogo drucken.

4. Wählen Sie die Datei, die Sie als Logo verwenden möchten. Klicken Sie auf Blättern, um nach der Datei zu suchen.

Wenn Sie die Logo-Datei unter einem anderen Pfad speichern, müssen Sie den neuen Pfad angeben, so dass sie Ihrer Rechnung hinzugefügt werden kann.

5. Klicken Sie im Fenster Logo-Datei auswählen auf die gewünschte Datei und anschließend auf Öffnen.

6. Klicken Sie im Fenster Rechnung ändern auf OK. Das Fenster mit dem Rechnungsformular wird geöffnet.

7. Klicken Sie auf Rechnung drucken und auf Vorschau, um zu sehen, wie das Logo auf dem Formular erscheint.

Wenn Sie mit der Ausrichtung zufrieden sind, klicken Sie auf Drucken.

Für die optische Gestaltung Ihrer Rechnungen können Sie Firmenlogos hinzufügen und spezielle Schriftarten für Ihre Firmenadresse verwenden. Außerdem können Sie die Schriftart des Textes ändern, den Sie in die Rechnung eingeben, z.B. die Adressen in den Feldern Rechnung an und Lieferung an.

1. Klicken Sie im Rechnungsformular auf Drucken.

2. Um die Schriftart auf Ihrer Rechnung zu ändern, klicken sie auf Firmenschriftzug, um die Schriftart für die Firmenadresse zu ändern. Hauptschriftart, um die Schriftart für den übrigen Text zu ändern, der auf der Rechnung erscheint, z.B. die Rechnungsadresse, die Informationen zu den Zeilenposten und die Kundenmitteilung.

3. Wählen Sie die Schriftart (z.B. Courier), den Schriftschnitt (z.B. Fett) und den Grad, den Sie verwenden möchten. Klicken Sie anschließend auf OK.

Wenn Sie eine zu große Schriftgröße wählen, passt möglicherweise nicht der gesamte Text auf die Rechnung. Die besten Ergebnisse erzielen Sie mit den Schriftgrößen 9 bis 12.

4. Klicken Sie auf OK, um die Änderungen zu speichern.

5. Klicken Sie auf Vorschau, um die Auswirkungen der Änderungen anzusehen.

6. Klicken Sie auf Drucken, um den Druck zu starten.

Vielen Geschäftsinhabern entstehen bei der Bearbeitung von Projekten für Kunden Kosten, wie Versand- und Reisekosten. Diese werden als "Weiterberechenbare Auslagen" bezeichnet.

Sie können diese Kosten übersichtlich verwalten, indem Sie sie bei der Eingabe im FinanzManager als weiterberechenbar kennzeichnen.

Wenn Sie die Rechnung für den Kunden ausstellen, können Sie eine Liste mit diesen Kosten aufrufen und entscheiden, welche Sie in die Rechnung mit aufnehmen möchten.

Wenn Sie Weiterberechenbare Auslagen im FinanzManager erfassen, klicken Sie in die Spalte A, um die Buchung als weiterberechenbar zu kennzeichnen.

Es wird ein A angezeigt, um zu kennzeichnen, dass es sich um eine Aufwendung handelt, die Sie Ihrem Kunden in Rechnung stellen möchten.

1. Geben Sie die erstattungsfähige Auslage im Kontoblatt eines Bank- oder Kreditkartenkontos als Buchung in eine neue Zeile ein.

2. Klicken Sie in das Feld A, um die Buchung als eine erstattungsfähige Auslage zu markieren.

Es erscheint ein A, das darauf hinweist, dass Sie diese Aufwendung einem Kunden in Rechnung stellen möchten.

3. Geben Sie wahlweise eine Beschreibung für die Aufwendung im Feld Verwendungszweck ein. Dieser Text erscheint auf der Rechnung als Beschreibung.

Wenn Sie die Rechnung für den Kunden ausstellen, können Sie die Liste der Auslagen aufrufen, die noch nicht in Rechnung gestellt wurden.

Wenn Sie eine Rechnung für einen Kunden ausstellen, können Sie die Liste der Aufwendungen aufrufen, die Sie noch nicht in Rechnung gestellt haben.

1. Erstellen Sie eine Rechnung.

2. Geben Sie die Kundendaten ein.

3. Klicken Sie auf Auslagen. Das Fenster Weiterberechenbare Auslagen auswählen wird geöffnet. Sie sehen die Liste der Buchungen, die Sie als A gekennzeichnet haben und die noch nicht in Rechnung gestellt wurden.

4. Klicken Sie in die Spalte Verw. damit ein grünes Häkchen erscheint, um die Aufwendungen in eine Rechnung aufzunehmen.

5. Aktivieren Sie wahlweise das Kontrollkästchen Markierte Auslagen als einen Rechnungsposten drucken, wenn der FinanzManager alle Ausgaben als einen Zeilenposten auf der Rechnung gruppieren soll.

6. Klicken Sie auf OK.

7. Vervollständigen Sie die Rechnungsangaben, und klicken Sie auf OK.

Wenn Sie das nächste Mal eine Rechnung erstellen, werden die erstattungsfähigen Auslagen, die Sie in diese Rechnung aufgenommen haben, nicht mehr im Fenster Weiterberechenbare Auslagen angezeigt.

Wenn Sie eine Zahlung erhalten, geschieht zweierlei:

Der Saldo Ihrer Forderungen sinkt um den Betrag der Zahlung.

Der Saldo Ihres Bank- oder Bargeldkontos erhöht sich um den Betrag der Zahlung.

Wenn Sie mit Online-Banking arbeiten, sollten Sie zum Verbuchen von Kundenzahlungen einen bestimmten Weg einhalten. Ausgangspunkt ist der Eingang des Rechnungsbetrags auf Ihrem Bankkonto.

1. Führen Sie einen Abgleich Ihres Bankkontos durch. In der Buchungszeile wird in der Spalte ok ein X angezeigt.

2. Falls in der Buchungszeile im Feld Kategorie der Wert Splittbuchung angezeigt wird, löschen Sie diesen Eintrag, und klicken Sie in der Buchungszeile auf OK. Die Angabe einer Kategorie ist an dieser Stelle nicht nötig, sie wird später vom FinanzManager automatisch ergänzt.

3. Klicken Sie in der Buchungszeile auf die Schaltfläche Bearbeiten, anschließend auf Zahlung Zahlungseingang verbuchen. Das Fenster Zahlungseingang verbuchen wird mit der entsprechenden Buchung angezeigt. Im unteren Teil des Fensters ist die betreffende Rechnung bereits mit einem Häkchen markiert, d.h. Rechnung und Zahlungseingang sind miteinander verknüpft.

4. Klicken Sie auf Speichern.

Auf diese Weise wird der online eingegangene Zahlungseingang sauber im FinanzManager verbucht.

Wenn Sie eine Teilzahlung für eine Rechnung erhalten, geben Sie den Betrag im Fenster Zahlungseingang verbuchen ein. Der Betrag wird der Rechnung zugewiesen, und die verbleibende ausstehende Forderung wird im FinanzManager verwaltet.

Zahlt ein Kunde im Voraus für Dienstleistungen oder Produkte, geben Sie den erhaltenen Betrag als Zahlung ein.

1. Öffnen Sie das Rechnungskonto, in dem Sie die Zahlungen und Rechnungen dieses Kunden verwalten.

2. Klicken Sie in der Objektfenstermenüleiste auf Neu, und wählen Sie anschließend Zahlung. Das Formular Zahlungseingang verbuchen wird angezeigt.

3. Wählen Sie den Kundennamen aus der Auswahlliste der Kunden aus.

4. Geben Sie den Zahlungsbetrag ein.

5. Geben Sie das Konto ein, auf das die Zahlung verbucht werden soll.

6. Klicken Sie auf Speichern.

1. Klicken Sie im Kontoblatt für Rechnungen auf Neu, und wählen Sie aus der Auswahlliste die Option Rechnung.

2. Wählen Sie aus der Auswahlliste der Kunden den entsprechenden Namen aus.

3. Geben Sie die Buchungsdaten ein.

Details zum Ausfüllen der Rechnung finden Sie unter Erstellen von Rechnungen.

1. Wählen Sie im Kontoblatt für Rechnungen die Rechnung, die Sie mit der Vorauszahlung verknüpfen möchten, und klicken Sie auf Details.

2. Klicken Sie im Rechnungsformular auf Barzahlung. Das Fenster Zahlungseingang verbuchen wird geöffnet.

Wenn der Differenzbetrag zwischen Gutschrift und Rechnung bezahlt wird, geben Sie diesen in das Feld Betrag ein. Wenn der Betrag der Gutschrift dem Rechnungsbetrag entspricht, geben Sie 0,00 € ein.

3. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Bestehende Gutschriften zuordnen, damit die Gutschrift auf diese Rechnung angerechnet wird.

Der verfügbare Gutschriftsbetrag wird vom FinanzManager angezeigt. Ein evtl. verbleibender Gutschriftsbetrag wird weiterhin vom FinanzManager verwaltet. Diesen Betrag können Sie dann auf folgende Rechnungen für diesen Kunden anrechnen.

Wenn ein Kunde Ihnen zu viel Geld für Ihre Produkte oder Dienstleistungen gezahlt hat, geben Sie den erhaltenen Betrag als Zahlung ein.

1. Klicken Sie im Kontoblatt für Rechnungen auf Neu, und wählen Sie anschließend Zahlung. Das Kundenzahlungsformular wird angezeigt.

2. Wählen Sie aus der Kunden-Auswahlliste den Kundennamen.

3. Geben Sie den Gesamtbetrag der Zahlung ein.

4. Wählen Sie das Konto, auf das Sie die Zahlung buchen möchten.

5. Klicken Sie auf Speichern.

1. Klicken Sie im Kontoblatt für Rechnungen auf Neu, und wählen Sie den Befehl Gutschrift.

2. Klicken Sie im Fenster Gutschrift erstellen auf Rückzahlung.

3. Wählen Sie im Fenster Rückerstattung anweisen das Konto, von dem Sie die Rückzahlung zahlen möchten, und geben Sie den Kundennamen und den Betrag ein.

4. Geben Sie die Buchungsart ein, und klicken Sie auf OK.

Wenn Sie das Rechnungsformular das erste Mal öffnen, wird vom FinanzManager ein Konto mit der Bezeichnung *Mehrwertsteuer * erstellt, um die in Rechnung gestellte Steuer zu verwalten.

Das Verwalten der Mehrwertsteuer kann aufwendig sein. Sie müssen z.B. folgendes beachten:

Verwalten mehrerer Steuersätze (wenn Sie Produkte in verschiedene Länder exportieren);

Verwalten von steuerpflichtigen (z.B. Waren) und steuerfreien (z.B. Beratungsgebühren) Posten auf einer Rechnung.

Wenn Sie einen steuerrelevanten Posten auf einer Rechnung erfassen, wird in der Spalte MwSt. ein MwSt.-Schlüssel (z.B. N für den normalen MwSt.-Steuersatz) angezeigt.

Im Mehrwertsteuerkonto werden alle Mehrwertsteuerbuchungen zu allen Steuersätzen aufgelistet, die Sie verwalten.

Wenn Sie den Mehrwertsteuersatz für die Rechnungsposten eingeben, wird dieser Steuersatz mit einem bestimmten MwSt.-fähigen Konto verbunden.

1. Wählen Sie in der Navigationsleiste Kontenübersicht. Die Kontenübersicht wird angezeigt.

2. Markieren Sie das gewünschte MwSt.-fähige Konto, und doppelklicken Sie darauf. Das Kontoblatt des MwSt.-fähigen Kontos wird angezeigt.

Als erstes entfernen Sie die Spalte Mehrwertsteuer aus der Rechnung.

1. Klicken Sie im Rechnungsformular auf Vorlage ändern. Das Fenster Vorlagen verwalten wird geöffnet.

2. Markieren Sie die zu ändernde Vorlage, und klicken Sie auf Bearbeiten. Das Fenster Rechnung ändern wird geöffnet.

3. Entfernen Sie das Häkchen aus dem Kontrollkästchen Umsatzsteuer verwenden.

4. Klicken Sie auf OK.

Um das Mehrwertsteuerkonto aus der Kontenübersicht zu löschen, müssen Sie folgendermaßen vorgehen.

1. Löschen Sie alle Buchungen im MwSt.-Konto.

2. Öffnen Sie die Kontenübersicht über Konten Kontenübersicht in der Navigationsleiste.

3. Markieren Sie das Mehrwertsteuerkonto in der Liste.

4. Klicken Sie auf Löschen, um das Konto zu entfernen.

Wenn Sie Ihre Umsatzsteuerzahlung an das Finanzamt im FinanzManager erfassen, sollten Sie auch daran denken, eine Umbuchung auf das Mehrwertsteuerkonto vorzunehmen.

1. Öffnen Sie das Kontoblatt Ihres Bankkontos (oder des entsprechenden Kontos, von dem Sie Ihre betrieblichen Aufwendungen bezahlen).

2. Geben Sie eine Buchung für die Abführung der Umsatzsteuer ein.

3. Wählen Sie im Feld Kategorie in der Auswahlliste das MwSt.-Konto aus, auf das Sie die Umbuchung durchführen wollen (am Ende der Kategorienliste).

Das Verwalten der Mehrwertsteuer kann aufwendig sein. Es kann z.B. der Fall eintreten, dass Sie einen steuerpflichtigen Posten in einen steuerfreien Posten umwandeln müssen, da Ihr Kunde, z.B. eine Wohltätigkeitsorganisation, steuerbefreit ist.

Im FinanzManager können Sie dies ganz einfach erfassen, indem Sie den Mehrwertsteuersatz in der Rechnung ändern. Hierzu entfernen Sie das N in der Spalte MwSt.